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Ministerio de Justicia

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Gestión de Expedientes de Nacionalidad

Gestión de Expedientes de Nacionalidad. Proyecto G.E.N.

Escenario

Una de las principales preocupaciones del Ministerio de Justicia desde el comienzo de esta legislatura ha sido poner fin al retraso acumulado de expedientes de nacionalidad por residencia, que alcanzaba una cifra superior a 400.000 a principios del año 2012.

La primera premisa era entender que detrás de cada uno de estos expedientes existía una persona, una familia, llena de inquietudes y de preocupación al ver cómo sus solicitudes carecían de una respuesta adecuada y en plazo. 

Se llegó a la conclusión de que el problema ocasionado por la creciente acumulación año tras año de expedientes pendientes de resolución debía ser atajado de la manera más eficiente posible, sin detrimento de las garantías propias del procedimiento administrativo, utilizando los diferentes medios disponibles del Ministerio de Justicia. Todo ello, en coherencia con el compromiso asumido de proporcionar una respuesta ágil a las peticiones de los ciudadanos que, amparados en un derecho reconocido por nuestro ordenamiento jurídico, se habían dirigido a la Administración con la intención de que se hiciera eco de sus demandas.

Como primera medida, era imprescindible dar un salto tecnológico y procedimental que evitase un consumo desproporcionado de medios humanos y materiales en el simple manejo material de los expedientes en soporte papel. Para dicho propósito, desde la Dirección General de los Registros y del Notariado puso en marcha en enero de 2012 un equipo de trabajo con el objetivo de analizar la situación y proponer un plan de choque que permitiera recuperar el atraso y poner al día la tramitación de esta clase de expedientes. El grupo de trabajo, en unión de la Subdirección General de Nacionalidad y Estado Civil, propuso las medidas necesarias para acometer un Plan Intensivo de Tramitación, basado en la conversión de los expedientes en expedientes electrónicos, mediante su digitalización y su posterior tramitación electrónica en colaboración con los registradores de la propiedad y mercantiles.

Para los trabajos de digitalización, se puso en marcha una licitación pública con cargo a partidas presupuestarias ya dotadas en el marco del Convenio “Registro Civil en línea” entre el Ministerio de Justicia y la entidad pública Red.es. 

Por otra parte, el 25 de junio de 2012 se firmó un Acuerdo de Encomienda -por parte del Ministro de Justicia, Alberto Ruiz Gallardón y del Decano del Colegio de Registradores de España, Alfonso Candau Pérez-, por el que los más de 1.000 registradores pondrían a disposición de este proyecto, de forma gratuita, todos los recursos necesarios.

Por último, el 2 de abril se firmó por parte del Ministro de Justicia con el Presidente del Consejo General del Notariado, José Manuel García Collantes, el Acuerdo de Encomienda por el cual los últimos tramites del procedimiento de concesión de nacionalidad por residencia -la jura o promesa de fidelidad al Rey y obediencia a la Constitución y las Leyes- se realizarán ante notario.

Medidas y procedimiento

El análisis del Plan Intensivo de Nacionalidad constaba de una serie de actuaciones, que a continuación se detallan, junto con el nivel de cumplimiento con los datos correspondientes a finales de enero de 2013 para cada una de ellas:

  • Logística y traslado de los expedientes en papel a nuevas dependencias habilitadas al efecto (unos 480.000).
  • Digitalización masiva de todos los expedientes para convertirlos en documentos electrónicos (digitalizadas ya cerca de 25.000.000 de páginas).
  • Creación de un sistema de gestión y archivo electrónico para permitir la interconexión de la nueva aplicación con las unidades de la administración y organismos públicos necesarios (terminado a final de septiembre de 2012).
  • Desarrollo urgente de la infraestructura tecnológica necesaria para la tramitación electrónica de los expedientes (terminado a final de septiembre de 2012) y creación de la red de comunicación para permitir completar los expedientes con los informes preceptivos (terminado a mediados de septiembre de 2012).
  • Trazabilidad completa de todos las operaciones y procesos, que son suscritos con firma electrónica emitida por diversos prestadores de servicios de certificación (1.500.000 transacciones ya suscritas con firma electrónica y 3.500 certificados expedidos de firma electrónica).
  • Formación a usuarios de la nueva aplicación (2.500 diplomas expedidos en cursos online).
  • Guías de tramitación, guías de calificación, modelos y plantillas de documentos y prontuarios de consulta (terminados en septiembre de 2012, hoy en su versión 4).
  • Creación de un grupo de apoyo para resolución de consultas jurídicas (6.000 consultas evacuadas).
  • Creación de un departamento de soporte a usuarios y un centro de soporte de segundo nivel (terminado en octubre de 2012).
  • Adscripción de recursos humanos suficientes para proceder a la tramitación de los expedientes por los registradores de la propiedad y mercantiles en el plazo de un año (5.000 usuarios y más de 200.000 expedientes tramitados).

Este impresionante conjunto de tareas ha sido implantado básicamente durante el tercer y cuarto trimestre del año 2012,  lo que hace aún más significativas las cifras y los objetivos alcanzados por el momento.

En la última fase del procedimiento, con la colaboración del Consejo General del Notariado, se procederá a formalizar las juras o promesas de fidelidad al Rey y de obediencia a la Constitución y a las Leyes ante notario. Para ello desde los servicios centrales se transmitirán los datos necesarios al Consejo General de Notariado para que a su vez sean puestos a disposición de los notarios para la autorización de las correspondientes actas de Jura o Promesa; con posterioridad, estas actas se pondrán electrónicamente  a disposición de los Encargados de los registros Civiles para que puedan proceder a la práctica de las correspondientes inscripciones y expedición de las certificaciones necesarias para la expedición de los DNI. Todo el procedimiento tendrá carácter electrónico evitando, en la medida de lo posible, que el nuevo ciudadano tenga que acudir presencialmente a los Registros Civiles.

Requerimientos

El procedimiento y medidas indicados implicaban la puesta en marcha de una plataforma compuesta por una compleja gama de componentes, como por ejemplo la disposición de los sistemas de almacenamiento, el acondicionamiento y habilitación de espacio físico para la custodia y llevanza de los expedientes, los sistemas de seguridad y controles de acceso pertinentes, los servidores y conexiones para el almacenamiento en base de datos SQL de los expedientes digitalizados y la migración de todos los datos disponibles en la antigua aplicación de gestión GESNAC, la creación de grupos de perfiles para asignar a los 5.000 usuarios los permisos y roles adecuados, la conexión con organismos y administraciones para el suministro de los informes preceptivos a remitir mediante conexiones web services, etc.

La aplicación de gestión para la tramitación de los expedientes ha sido realizada mediante una adaptación y personalización del Framework de procesos registrales, incluyendo una sofisticada base de datos y su correspondiente migración, el diseño de algoritmos de reparto aleatorios para la asignación de los expedientes a los registradores responsables de su tramitación hasta la elaboración del informe previo a la propuesta de resolución positiva o negativa con todas sus incidencias, los grupos de usuarios con sus perfiles y permisos, sistemas de listas de responsabilidad de los expedientes para permitir el recorrido de los mismos por todos los ciclos de su tramitación desde la creación de la copia electrónica del expediente hasta la resolución de los mismos, así como los web services de conexión con los organismos y administraciones implicados en el procedimiento.

Adicionalmente, el Ministerio de Justicia -a través de la DITIC y de la SGNTJ- y el Departamento de Sistemas de Información del Colegio de Registradores realizaron las conexiones que implica el desarrollo de la infraestructura con los diferentes organismos y dependencias de la Administración, conectando los servidores del Centro de Procesos de Datos con la Red SARA, y resolviendo cuantas incidencias suponían las conexiones con el Ministerio del Interior y el de Presidencia.

El Colegio de Registradores ha desplegado toda la arquitectura y sistemas necesarios, implementando el hardware y software más adecuado para la plataforma tecnológica, en la que se ha contado con los suministros, licencias y servicios de las empresas más innovadoras del país, consiguiendo desplegar un entorno de virtualización de escritorios de un tamaño nunca abordado en España, para dar acceso a cerca de 5.000 usuarios del sistema, interconectando los datos radicados en el mismo a distintas dependencias como el propio Colegio de Registradores, las más de 1.000 oficinas de Registros de la Propiedad y Mercantiles y las cerca de 450 de los Registros Civiles existentes en España, la DGRN, el Ministerio de la Presidencia, etc.

El Consejo General del Notariado, y a través de él, todos los notarios, ponen a disposición del plan sus sistemas para recibir los datos necesarios para la formalización de las actas de Jura o Promesa, que se pondrán posteriormente, también por procedimientos electrónicos, a disposición de los Encargados de los Registros Civiles a fin de realizar las correspondientes inscripciones y expedición de las certificaciones electrónicas necesarias para la obtención del Documento Nacional de Identidad, cerrando de esa manera el ciclo de adquisición de la nacionalidad española por residencia.

En suma, una puesta en escena de primer nivel y un reto de extraordinarias proporciones que pone de manifiesto la magnitud del proyecto.

Proyecto G.E.N.

Todos los componentes y actuaciones anteriores implican directamente a un buen número tanto de organismos públicos como de empresas privadas y fundaciones.

En el proceso de digitalización masiva de los expedientes, desde la solicitud en papel hasta su conversión en documento electrónico y respuesta al solicitante mediante resolución electrónica, trabajan los más de 70 funcionarios pertenecientes a la Subdirección General de Nacionalidad y Estado Civil, los más de 1.000 registradores españoles y el personal de los Registros, todos los funcionarios, personal contratado, Secretarios Judiciales y Encargados de los Registros Civiles, así como funcionarios de distintos Ministerios.

A destacar igualmente la creación del grupo de apoyo jurídico constituido en la DGRN seleccionado y formado especialmente para este proyecto, que da soporte, contesta y atiende, en perfecta coordinación con la Subdirección General de Nacionalidad y Estado Civil, el gran número de preguntas, consultas y dudas que surgen diariamente, a razón de unas 200 diarias aproximadamente.

Las actuaciones del Proyecto son las que siguen:

  • Traslado de expedientes físicos desde los archivos de la DGRN, previa clasificación y encajado en formato normalizado de la Administración, al Centro de Digitalización cedido por el Colegio de Registradores, normalización de formatos, digitalización de los expedientes, control de calidad de los mismos, firma digital de las copias digitalizadas obtenidas y envío por servicios web de éstas a los servidores de la base de datos. 
  • Desarrollo de la adaptación del Framework de procesos registrales a la medida de este proyecto.
  • La instalación de todos los servidores y componentes necesarios además de la arquitectura y sistemas de la plataforma tecnológica.
  • La creación e implantación de la plataforma de virtualización de escritorios, que permite el acceso a la plataforma tecnológica de todos sus usuarios.
  • Las licencias de software a los escritorios virtualizados de los usuarios con servicios de consultoría de alto nivel 
  • El desarrollo de la conexión de la plataforma original y la aplicación de los Registros Civiles en la que desemboca todo el procedimiento mediante la inscripción en dichos Registros Civiles del nacimiento y la nacionalidad adquirida por el promotor del expediente.

Finalmente, y en perfecta coordinación con la Dirección General de los Registros y del Notariado, hasta seis Ministerios del Gobierno de España (Interior, Industria, Energía y Turismo, Hacienda y Administraciones Públicas, Asuntos Exteriores y Cooperación, Presidencia y Justicia) participan en el Plan a través de sus diferentes organismos e infraestructuras: Dirección General de la Policía, Registros Civiles, B.O.E., I.N.E., Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, Secretaría General de Nuevas Tecnologías de Justicia, así como la propia Dirección General de los Registros y del Notariado, en especial la Subdirección de Nacionalidad y Estado Civil, los Registradores y personal de los Registros y el Colegio de Registradores y, por último, el Consejo General del Notariado para la realización de las actas de Jura o Promesa.

Todas las magnitudes, cifras, datos y volúmenes del Plan Intensivo de Nacionalidad ha llevado a denominarlo, desde el punto de vista tecnológico, “Proyecto GEN”, Gestión de Expedientes de Nacionalidad, no sólo por su carácter pionero y extraordinaria referencia en lo que a modernización de la administración española se refiere, sino también por ser sin lugar a dudas uno de los mayores proyectos tecnológicos acometidos en materia de Administración Electrónica en la historia de nuestro país.    

El Ministerio de Justicia, en su propio nombre y en el de los promotores de expedientes de nacionalidad, así como en el de sus familias, quiere agradecer su colaboración a todas las empresas, organismos, corporaciones y administraciones que están participando en este Proyecto, pero por encima de todo a todas y cada una de las personas que están dedicando su experiencia y esfuerzo para hacerlo posible.  

Se prevé que el Plan de Nacionalidad se concluya al 100% antes del plazo previsto, esto es, mediados de 2013, con lo que muy pronto podremos confirmar su verdadera magnitud y su carácter innovador en lo que a creación y desarrollo de Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación en nuestro país se refiere.

Una prueba de que el futuro de la Administración ha llegado y está aquí para responder a las demandas y necesidades de los ciudadanos y de la sociedad española.

La subdirección de Nacionalidad y Estado Civil

Desde el momento de la firma de la encomienda, el equipo compuesto por las más de 70 personas que forman la Subdirección de Nacionalidad y Estado Civil, dentro de la Dirección General de los Registros y del Notariado,están trabajando intensamente para cumplir los plazos establecidos en el Plan Intensivo de Nacionalidad con el máximo nivel de calidad de respuesta.

Un equipo de trabajo multidisciplinar que pone los conocimientos, los recursos, la experiencia y la más completa disponibilidad al servicio del mismo, no sólo en lo que a diseño de modelos de solicitud y documentación u ordenamiento, localización y custodia de los expedientes se refiere, sino también en el proceso de logística, control y salvaguarda de los mismos, en perfecta coordinación con las empresas responsables de cada proceso.

Desde el comienzo de esta legislatura, se comprobó que los archivos de las dependencias de la Dirección General de los Registros y del Notariado carecían de espacio físico material para seguir acumulando por más tiempo expedientes de nacionalidad en las condiciones exigibles hasta entonces escrupulosamente respetadas, esto es, en condiciones de perfecta localización, ordenación y conservación, debido al incremento exponencial del número de solicitudes de nacionalidad por residencia mes a mes, por lo que la decisión de su traslado y digitalización se hacía inaplazable.

No fue un proceso sencillo la puesta en funcionamiento e implementación del plan como tampoco lo está siendo mantenerlo en perfecta evolución, teniendo en cuenta la coordinación que implica no sólo entre los diferentes organismos administrativos y técnicos, sino también entre las distintas compañías que ofrecen soporte tecnológico de última generación y asistencia las 24 horas del día.

El complejo escenario de trabajo se caracteriza por un fuerte compromiso orientado al cumplimiento del objetivo. De ahí que haya sido primordial trazar una estrategia global de procedimientos encontrando siempre la sinergia entre todos los actuantes públicos y privados del Plan.

Especialmente relevantes han sido las tareas encomendadas a los Registros Civiles de las diferentes provincias y localidades de España, por lo que debe reconocerse el extraordinario esfuerzo y colaboración de todos los que trabajan en los mismos, todo el personal al servicio de la Administración de Justicia, Secretarios Judiciales y Jueces Encargados del Registro Civil, que está resultando vital para que un proyecto de semejante envergadura se esté haciendo realidad día a día.

A pesar de todos estos esfuerzos y planteamientos, la Subdirección de Nacionalidad y Estado Civil del Ministerio de Justicia no es ajena en absoluto a las incidencias técnicas que se producen, como tampoco lo es a las peticiones y reclamaciones de los ciudadanos. Todas ellas se recogen convenientemente con el objetivo de ofrecer una solución tan rápida y satisfactoria como es posible.

Por último, esta Subdirección de Nacionalidad y Estado Civil espera poder concluir en el más breve plazo posible el Plan Intensivo y alcanzar una situación de normalidad en la tramitación de los expedientes, para lo que aplicará todos los recursos y medios disponibles.

Un Proyecto Retador
Proyecto Registro Civil en línea

La prestación eficiente de los Servicios Públicos electrónicos y de los servicios compartidos de administración electrónica son dos de los retos a los que Red.es se enfrenta para contribuir a la consolidación de la Sociedad de la Información en nuestro país.

Aunque Red.es no tiene competencias propias en materia de Administración Electrónica, su función es la de prestar apoyo a los órganos competentes de la administración pública en aquellos programas que la desarrollen. En este sentido, a lo largo de los 10 años de existencia de esta entidad, ha colaborado en el diseño, puesta en marcha y ejecución de proyectos de gran importancia para fomentar el paso de una Administración Electrónica a una administración eficiente; esto conlleva una mejora en la interacción con los beneficiarios de los servicios.

El Proyecto Gestión de Expedientes de Nacionalidad (GEN) es una de las acciones puestas en marcha dentro del Convenio Marco de colaboración entre el Ministerio de Justicia y la Entidad Pública Empresarial Red.es para la puesta en marcha del programa "Registro Civil en Línea". Este fue firmado en 2006 para integrar de manera efectiva las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) en los Registros Civiles y Juzgados de Paz, como órganos judiciales con funciones registrales auxiliares, para impulsar su modernización y prestar un servicio ágil y de mayor calidad.

GEN es un proyecto complejo, que ha involucrado el engranaje de múltiples actores en las diferentes actuaciones: digitalización, grabación de datos, tramitación de los expedientes, integraciones software, resolución por parte de la Dirección General de los Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia, conclusión del expediente por los Registros Civiles... Además, se ha realizado en un tiempo récord, y ha implicado la movilización de un número relevante de recursos para obtener excelentes resultados.

La participación de Red.es se ha centrado, sobre todo, en la licitación y coordinación de los trabajos referentes a la digitalización y al desarrollo de una nueva evolución de la aplicación INFOREG, para que esta pudiera comunicarse con la herramienta de Gestión de Expedientes de Nacionalidad.

Trabajamos por una Sociedad en Red | Red.es

En resumen, Red.es ha involucrado en el Proyecto Gestión de Expedientes de Nacionalidad, además de a la dirección, a un grupo de trabajo multidisciplinar formado, por un lado, por personas de la propia entidad del área de programas, de económico financiero y de jurídico; y por otro, a un equipo multidisciplinar formado por 100 especialistas de empresas privadas de última tecnología. También, al final del proceso, se han incorporado miembros del equipo de comunicación de la entidad pública.