La llevanza de determinados libros es otro de los actos de administración destacable en el proceso de vida de una fundación. Algunos de estos libros deben ser legalizados por el Registro de Fundaciones.
Es obligatoria la legalización de los siguientes libros:
- Libro de Actas.
- Libro Diario.
- Libro de Inventarios y Cuentas anuales.
- Libro de Planes de actuación.
Los libros pueden ser encuadernados o de hojas móviles.
Los libros que se presenten para su legalización antes de su utilización, encuadernados o de hojas móviles, deberán estar completamente en blanco y sus folios numerados correlativamente.
Los libros encuadernados con posterioridad a las anotaciones deberán estar encuadernados de modo que no sea posible la sustitución de los folios y deberán tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente.
El libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales formados por hojas encuadernadas con posterioridad a la realización de asientos pueden encuadernarse juntos, siempre que estén debidamente diferenciados, es decir, con la primera hoja de cada uno de ellos en blanco y las demás, de cada uno, numeradas correlativamente, y una diligencia por cada libro en la que conste el libro que se va a legalizar y el número de hojas de que se compone.
El plazo para la legalización de los libros obligatorios depende de cuáles sean estos y la forma que adopten. Con carácter general, se podrán presentar para su legalización antes de su utilización. En todo caso, los libros obligatorios que no hayan sido legalizados antes de su utilización deberán ser presentados para su legalización antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Si se solicitara la legalización fuera de plazo, se hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento de la hoja de legalizaciones.
No podrán habilitarse nuevos libros si previamente no se acredita la íntegra utilización del anterior, salvo que se hubiese denunciado la sustracción del mismo o consignado en acto notarial su extravío o destrucción.
En la solicitud de legalización de los libros constarán necesariamente los datos a que se refiere el artículo 44 del Reglamento del Registro de fundaciones de competencia estatal.
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